Bram Brouwers: “Organisaties nog niet ingericht op continu aanpassen.”

“Organisaties zijn nog niet ingericht op het continu aanpassen. Ook de besluitvormingsprocessen niet.” Dat zei Bram Brouwers van de gemeente Geldrop-Mierlo tijdens de eerste City Table in Tilburg van GemeenteHuisvesting.

Bram Brouwers is sinds februari 2022 teammanager realisatie bij de fusiegemeente Geldrop-Mierlo. “Ik herken veel uit de situatie bij mijn vorige werkgever, de gemeente Maashorst (ontstaan op 1 januari 2022 door een fusie van de gemeenten Uden en Landerd), waar ik voorzitter/projectmanager van de werkgroep huisvesting was. Zoals het succes van het houden van veel bijeenkomsten. Ik herinner me ook de discussies over de rol van de publieke ruimtes en de rol die je als gemeente wil vervullen binnen de regio en binnen samenwerkingsverbanden. De politiek heeft zich nadrukkelijk uitgesproken voor een regiorol. Dat houdt dus ook in dat je bij de gemeente Maashorst te gast kunt zijn en dat de gemeente optreedt als gastheer voor regionale bijeenkomsten. Uiteindelijk is gekozen om de oude raadszaal om te bouwen tot werkcafé/grote ontmoetingsruimte en om een nieuwe raadszaal erbij te maken met een grotere capaciteit. Ook kwam er een flexibel en opschaalbaar vergadercentrum met zes vergaderzalen, geschikt voor onder meer de eerdergenoemde regiobijeenkomsten.”

Tijdens die periode werd ook gekeken naar de facilitaire organisatie bij de twee gemeenten en de situatie bij de toekomstige fusiegemeente. “De regiorol betekent namelijk dat facilitair medewerkers meer gastheer en gastvrouw moeten zijn. Je kreeg vervolgens ook de discussie: leuk dat we er zalen bij krijgen en dat we meer publiek toegankelijk zijn, maar worden we dan niet een cateraar?”

Bram herkent ook het probleem dat Marco schetst over het gebruik van voorzieningen in de gemeentehuisvesting zoals lockers. “Dat is heel moeilijk in te schatten, omdat je niet weet waar je vanuit moet gaan.” Net als de discussie over de besteding van gemeenschapsgeld. “Ik heb daarom het aangeschafte meubilair goed gescreend en me steeds de vraag gesteld: laat het wel het beeld zien dat we willen laten zien en leidt het niet tot discussie?”

Bram vindt het mooi dat Ilse bij de verbouwing en herinrichting met een klankbordgroep met vertegenwoordigers van de gemeenteraad heeft kunnen werken: “Dat had ik in Maashorst ook wel gewild, want het voorkomt veel discussies achteraf. Beide raden werden het er echter niet over eens.” Toch ziet Bram ook een voordeel: “De verantwoordelijkheid kwam nu bij de colleges, die daardoor sneller tot keuzes kwamen. Ze hoefden namelijk niet eerst de raad mee te krijgen. Wel moesten ze natuurlijk  achteraf verantwoording afleggen over de keuzes.”

Nadat Ilse trots heeft verteld dat ook de bureaus in het vernieuwde Stadhuis gemodificeerd zijn, komt Bram tot een kritische opmerking: “Let er wel op dat het modificeren vaak duurder is dan nieuw aanschaffen. Een keus voor circulariteit doe je kortom om een principiële reden: je wilt niet geld besparen maar grondstoffen.”

Bram blijft uit de City Table het beeld bij dat gemeentelijke organisaties sneller ontwikkelen dan voorheen. En dat is verklaarbaar: “Vroeger kochten we een bureau of verbouwden ze een publiekshal en dat lieten we in verband met de afschrijvingstermijn vervolgens twintig jaar staan. Nu moeten we eigenlijk continu budget hebben om zaken te kunnen aanpassen, want de wereld verandert nog sneller dan we in de gaten hebben. Een mooi voorbeeld bij digitalisering zijn de ruimtes voor servers inclusief koeling. Die hoeven straks niet meer te worden ingetekend als alles in de cloud staat.”

Bram noemt vervolgens nog een pijnpunt. “Organisaties zijn nog niet ingericht op dat continu aanpassen. Ook de besluitvormingsprocessen niet. Nu gaat het vaak via tijdelijke potjes en tijdelijke medewerkers, tussenrapportages en begrotingswijzigingen. Als je niet uitkijkt ben je op die manier al snel twee jaar verder. De gemeentelijke organisatie is kortom nog vaak te stroperig om goed te kunnen inspelen op de actualiteit.” Bram trekt een fraaie parallel: “Mijn vader verbouwde vroeger elke twee jaar de publiekshal van zijn Rabobank-vestiging om zo zijn klanten beter te kunnen bedienen en om medewerkers sneller en efficiënter hun werk te laten doen. Doordat een gemeente dit vaak maar heel sporadisch doet speelt een gemeente niet goed in op actuele behoeften. Terwijl een gemeente net als een bank ook voor klanten werkt.”

Lees hier het complete verslag van de City Table. Benieuwd naar de achtergronden van de deelnemers en de overige City Tables? Click dan hier.

dinsdag 30 augustus 2022permalink