Transitie naar open organisaties, hoe blijf je veilig

Gemeentes en andere organisaties zijn steeds meer open voor het publiek. Ruimtes voor burgerparticipaties en een centraal vergaderoverleg betekent in Utrecht dat je tot de zesde etage vrij kan rond lopen.

Bart In ’t Velt, adviseur huisvesting en welzijn bij de gemeente Utrecht ziet hierin nieuwe uitdagingen. “In 2014 zijn we vanuit zestien locaties naar het Stadhuis gegaan en binnen nu en vijftien jaar krijgen we er aan de oostkant van de stad 100.000 inwoners erbij. Dat betekent komende jaren een enorme groei aan nieuwe collega’s. In ons Stadhuis was het voor corona te vol, terwijl we nu proberen zo’n 1000 extra medewerkers bovenop de huidige circa 30% bezetting weer naar binnen te krijgen. Tegelijkertijd is er vanuit de huisvestingsstrategie de discussie of we niet meer willen aansluiten bij de ‘tienminutenstad’ die Utrecht wil zijn. Met hubs van flexibele werk- en overlegplekken voor de ambtenaren in onze wijkbureaus en vergaderlocaties in de wijken". Bart is daar geen voorstander van. “Wij hebben bij maatschappelijke ontwikkelingen meerdere zones in het Stadhuis waar mensen bij elkaar kunnen zitten. Ik vind dat mooi omdat het ketenoverstijgend is en omdat het stimuleert om partijen bij je te halen. Bovendien denk ik dat zo’n plein in het Stadhuis gemakkelijker verbindt dan allerlei afzonderlijke locaties in de stad.” Ilse knikt instemmend: “Op zulke locaties komt iedereen bij elkaar om te overleggen en gaat vervolgens weer zijn eigen weg. Ik heb daarom bij alle stappen richting vernieuwd Stadhuis vier jaar lang steeds de raad meegenomen via een klankbordgroep. Dat kostte veel tijd – het is echt een langeademtraject – maar heeft er wel voor gezorgd dat er amper tegenstand in de raad was. Je kreeg zelfs correctiewerking binnen de groep raadsleden.”

Veiligheid en beveiliging

Bart haalt nog een andere discussie aan: veiligheid en beveiliging. “Daarbij gaat het om de vraag: hoe open ben je als organisatie en als huis van de stad? Zo kun je bij ons in Utrecht tot op de zesde etage vrij rondlopen in verband met centraal vergaderoverleg. Bovendien hebben we één vloer voor burgerparticipatie.” Het is een discussie die ook in Tilburg en Haarlem speelt. Ilse: “Onze raadszaal in Tilburg werkt met een toegangsdeur met een toegangspas. Dat systeem staat overigens nu bij wijze van experiment uit.” Anja: “In Haarlem is het in het kader van beveiliging niet gebruikelijk en vooralsnog geoorloofd dat de raadszaal vrij toegankelijk is. Alleen de binnentuin van het Stadhuis is vrij toegankelijk voor publiek.” Anja stelt vervolgens de vraag aan de groep waar ze in Haarlem mee worstelt: “Hoe regel je bedrijfshulpverlening (BHV) met 30 tot 50 procent bezetting? Daarbij denk ik nu aan een oplossing waarbij BHV geen bijbaantje is, maar een functie. Dat heeft twee voordelen: je hebt altijd dekking en je hebt mensen die er beter voor opgeleid worden en meer ervaring hebben.” Bart ziet ondertussen een voordeel: “Ik ken een organisatie die de afwezigheid van BHV-ers gebruikte als voorwendsel om niet gebruikte verdiepingen af te stoten.”

Lees het volledige verslag van de City Table hier

Delen:

vrijdag 23 september 2022permalink