Vernieuwde huisvesting voor hybride werken bij gemeente Utrechtse Heuvelrug

De gemeente Utrechtse Heuvelrug wil zich ontwikkelen tot een netwerkorganisatie waar hybride werken de norm is. De gemeente schakelde Twynstra Gudde in om mee te denken over een nieuw huisvestingsconcept.

Voor overheden is het steeds gewoner om wisselende samenwerkingen aan te gaan met inwoners, ondernemers, medeoverheden en andere partners. Dat levert de beste kansen op goede dienstverlening en een effectieve aanpak van complexe maatschappelijke opgaves. Een organisatievorm die daar goed bij past is de netwerkorganisatie. Zo'n organisatie vraagt om een werkomgeving die een flexibele taakuitoefening ondersteunt en om medewerkers die hun vaardigheden bewust en effectief inzetten. Met dit uitgangspunt ging TwynstraGudde samen met de gemeente Utrechtse Heuvelrug aan de slag.

Huisvestingsplan

TwynstraGudde nam eerst de huidige huisvesting van de gemeentelijke organisatie in Doorn kritisch onder de loep. Vervolgens werd samen met de gemeente Utrechtse Heuvelrug een doortimmerd en breedgedragen huisvestingsplan ontwikkeld om het gemeentehuis geschikt te maken voor een nieuwe manier van werken. Dit heeft een vernieuwd gebouw opgeleverd waarin met veel precisie en creativiteit ruimte is geschapen voor verschillende manieren van werken. Zo zijn meer ruimtes gerealiseerd om geconcentreerd te werken en is er plaatsgemaakt voor ontmoeting en sociaal verkeer. Zo zijn bijvoorbeeld bij elke pantry loungeplekken gecreëerd. Ook is er ruimte gecreëerd voor samenwerken, al dan niet met collega's die op dat moment thuis of elders werken. 

Uitvoering

Nadat de gemeenteraad het huisvestingsplan had goedgekeurd, begeleidde TwynstraGudde de gemeente ook bij de uitvoering. Tijdens de ontwerpfase en voorbereidingsfase heeft TwynstraGudde zorg gedragen voor de architectenselectie en de aanbesteding. Samen met architectenbureau Hollandse Nieuwe is toegewerkt naar een uitvoeringsgereed ontwerp. Met de lokale aannemer Axance is de verbouwing gerealiseerd. TwynstraGudde was tijdens de realisatiefase verantwoordelijk voor de directievoering.

Concentratiewerkplek in de nieuwe huisvesting van gemeente Utrechtse Heuvelrug.

Digitale werkomgeving

Bij hybride werken maken goede digitale hulpmiddelen voor medewerkers het verschil. Samen met de gemeente is hiervoor een plan opgesteld. Er werd gestart met een goede basis: laptops voor alle medewerkers in plaats van vaste werkstations en ergonomisch ingerichte thuiswerkplekken. Daarnaast is gekeken waar verdere digitalisering nodig was om de bedrijfsvoering hybride in te richten. Een voorbeeld: de invoering van een interne digitale handtekening heeft er voor gezorgd dat werkprocessen door kunnen blijven lopen, onafhankelijk van de plek waar een medewerker op dat moment aan het werk is.

Akoestisch doek met beeltenis Utrechtse Heuvelrug in de nieuwe huisvesting van de gemeente. 

Verandertraject medewerkers

Op verzoek van de gemeente heeft TwynstraGudde ook een verandertraject voor medewerkers ontworpen, gericht op de vaardigheden die nodig zijn om op een nieuwe manier te werken. In het ChangeLab bij TwynstraGudde, een setting om in één dag tot een veranderaanpak te komen, is het plan samen met een vertegenwoordiging van de gemeente gemaakt. In de uivoering van het plan zijn trainingen op maat en plenaire bijeenkomsten georganiseerd over onder andere de werk-privébalans, samenwerkingsvormen en persoonlijk leiderschap. Medewerkers leren in praktische trainingen ook hun vernieuwde digitale werkomgeving beter te gebruiken. Met deze veelzijdige begeleiding groeit de gemeentelijke organisatie toe naar een flexibele netwerkorganisatie. Medewerkers gebruiken hun nieuwe huisvesting en digitale werkomgeving nu om hun taken op nieuwe manieren uit te oefenen.

Vergaderruimte in nieuwe huisvesting gemeente Utrechtse Heuvelrug.

Openingsfoto: In de nieuwe huisvesting is meer ruimte voor ontmoeting gecreëerd.

dinsdag 5 juli 2022permalink